Yazan: Şadi Evren ŞEKER
Bu yazının amacı MS Excel programına hızlı bir başlangıç yapılmasına yardımcı olmaktır. Bu yazı 4 bölümlük serinin 2. Yazısıdır.
Bu yazı kapsamında Excel programında bulunan veri serileri, eğer fonksiyonunun kullanımı, filitreleme, sıralama ve özet tablo kullanımları anlatılacaktır.
Excel programında, seriler 3 gruba ayrılır:
- Doğrusal Seriler
- Gelişim Serileri (üstsel seriler)
- Tarih Serileri
Excel programında 3 seri için de aşağıdaki bilgilerin Excel programına bir şekilde verilmesi gerekir:
- Serinin başlangıç değeri
- Serinin artış miktarı (adım değeri)
- Serinin bitiş değeri
Excel programında sonsuz seriler yoktur ve bütün seriler yukarıdaki üç bilgiyi bulundurur.
Örneğin doğrusal seri girişi ile başlayalım. İlk adımda herhangi iki Excel hücresine aşağıdaki verileri girelim:
Yukarıdaki şekilde girildikten sonra, bu hücreleri tarayarak seçelim. Seçimin sağ alt köşesine gelindiğinde fare imleci, ince artı şeklini almaktadır. Bu şekildeyken sol tuşa basılı tutup aşağıya doğru sürüklenmeye başlanırsa, veriler arttırılacaktır:
Farenin tuşunun bırakılması sonucu seri seçilen hücrelere yerleştirilecektir.
Görüldüğü üzere, 1’den 8’e kadar olan ve birer birer artan sayılar yerleştirilmiştir.
Örneğin 100’den başlayıp 5’er 5’er artan sayılardan oluşan seriyi girmek isteyelim. Bu durumda başlangıç değerimiz 100 ve ikinci değerimiz 105 olacaktır.
Serinin girilmiş hali aşağıdaki gibidir:
Şayet serinin artış miktarı verilmezse bu durumda Excel veriyi kopyalar. Örneğin aşağıdaki şekilde tek bir hücreye veri girdiğimizi ve formül kopyalayıcısı ile (sağ alt köşedeki ince artıyı kullanarak) kopyalayalım:
Yukarıdaki kopyalama işleminin sonucu aşağıda verilmiştir:
Excel tarafından desteklenen diğer bir seri şekli de geometrik serilerdir.
Yukarıdaki kopyalama işlemi klasik olarak yapıldığında 2,4,6,8 şeklinde giden seri girilir. Ancak biz bu kopyalama işlemini bu sefer, farenin sağ tuşu ile yapıyoruz. Yani klasik olarak formül kopyalayıcısını, farenin sol tuşuyla çekerken şimdi sağ tuş ile çekiyoruz ve bıraktığımızda bir menü açılır:
Açılan menüden, aşağıdaki şekilde Gelişme Eğilimi seçilmesi durumunda, serinin elemanları doğrusal bir seri şeklinde artış miktarı sabit olarak değil, artış miktarı üstsel olarak artan bir şekilde yerleştirilir:
Excel’in desteklediği 3. Tip seriler ise tarih serileridir. Örneğin aşağıdaki şekilde bir tarih girip kopyalamayı deneyelim :
Bu tarih kopyalaması sonucunda tarihin günleri arttırılarak hücrelere kopyalanır.
Tarihin diğer öğelerinin arttırılması için (ay veya yıl), kopyalama işlemi, farenin sağ tuşu ile yapılmalı ve açılan pencereden istenilen artış değeri seçilmelidir:
Açılan bu menüden günleri doldur seçeneği, tarihin günlerini arttırarak doldurmaya yarar, bu işlem farenin sol tuşuyla taşımakla aynıdır. Ayrıca iş günlerini doldur, hafta sonu günleri seriye yerleştirmeden koyarken, ayları doldur, tarihin ay değerini arttırır ve yılları doldur seçeneği de tarihin yıllarını arttırarak kopyalar.
Örnek olarak iş günlerini arttır seçeneği aşağıda verilmiştir:
Örnek olarak, yukarıda doldurulan seride, 2011 yılının ocak ayının 8. Ve 9. Günleri hafta sonuna geldiği için doldurulmamıştır.
Eğer Fonksiyonunun Kullanımı
Eğer fonksiyonu, Excel fonksiyonları arasında koşul belirlenmesini sağlayan en temel fonksiyondur. Bu fonksiyon sayesinde bir koşul belirtip, Excelin koşulun doğru olmasına göre farklı çalışmasını sağlayabiliriz. Örneğin bir sınıfta bulunan öğrencilerin 50 üzerinde not alması halinde geçmesini istiyoruz. Bu durumda notlarını kontrol edip 50 üzerindekilere geçti, altındakilere ise kaldı yazan bir fonksiyon yazmak isteyelim:
Yukarıdaki örnekte görüldüğü üzere, notun yazılı olduğu hücre P13 olmak şartıyla, bu hücredeki değer kontrol edilmiş ve 50’den büyük olması halinde hücreye geçti, aksi durumda ise kaldı yazılması sağlanmıştır. Bir eğer fonksiyonu 3 bölümden oluşur. İlk bölümde mantıksal kontrol yapılır, ikinci bölüm bu mantıksal kontrolün doğruluğu halinde çalışırken üçüncü bölüm bu mantıksal kontrolün yanlış olması durumunda çalışır.
Yukarıda, bu mantıkla yazılan kodun diğer hücrelere kopyalanmış hali aşağıda verilmiştir:
Excel ile filitreleme
Bu bölümde, Excel üzerinde bulunan verilerin filitrelenmesinden bahsedilecektir. Örneğin aşağıdaki şekilde verilen bir tablomuz bulunsun:
Yukarıdaki bu tablo üzerinden filitreleme yapmak için, tablonun içinde bir hücre seçili iken, Veri sekmesinde bulunan filitre düğmesine basılması yeterlidir.
Seçim sonucunda, tablonun ilk satırında bulunan başlıkların yanında, aşağı doğru oklar belirir. Bu oklara tıklanarak filitreleme kriteri girilebilir:
Örneğin, sadece İstanbul ilindeki değerleri görmek için, iller başlığının yanındaki oka tıklayıp, açılan menüden istanbul’u seçmemiz yeterlidir.
Seçim sonucu, tablo, aşağıdaki şekilde filitrelenecektir:
Filitreleme işleminin kaldırılması için, yine tablo içinde bir hücre seçili iken, veri sekmesinde bulunan filitre düğmesine tekrar basılması yeterlidir:
Sıralama işlemleri
Excel tabloları ile çalışırken, herhangi bir veri kolonu üzerinden sıralama işlemi yapılabilir. Örneğin yukarıda kullandığımız tabloyu illere göre sıralamak isteyelim. Tablo içerisindeki bir hücre seçili iken veri sekmesi altında bulunan Sıralama düğmesine tıklayalım:
Yukarıda görüldüğü üzere sıralama diyaloğu belirir. Bu diyalogda, sağ üst köşede bulunan, “Verilerimde üstbilgi var” seçeneği seçili ise, tablonun ilk satırını başlık satırı olarak kabul eder. Bunun anlamı, bu satırın sıralama işlemi sırasında yer değiştirmeyip, hep en üstte kalması ve aynı zamanda, sıralama ölçütü kısmında belirmesidir.
Sıralama ölçütü listesinden önce illeri seçelim. Ardından, Düzey Ekle, seçeneğini seçerek Personel’i listeye ekleyelim:
Yukarıdaki bu ayarlamaların anlamı, önce illere göre alfabetik sıralama yapılacağı, ardından da aynı ilde bulunan kişilerin kendi aralarında personel ismine göre sıralanacağıdır.
Örneğin tablomuzda, ankara ilindeki personeller, en üstlerde görülmektedir. Bunun sebebi alfabetik olarak, ilk gelen değerin ankara olmasıdır. Ayrıca ankara ilindeki kişiler de kendi aralarında alfabetik olarak sıralanmıştır.
Excel programında, çok kolonlu verilerin işlenip basit halde sunulması için Özet Tablo özelliği kullanılabilir. Örneğin yukarıdaki örnek tablomuzdan özet çıkarmak isteyelim. İlk adım olarak, ekle sekmesindeki pivot table düğmesine tıklıyoruz:
Tablonun içerisinde bir hücreye tıklıyken, pivot table özelliğine geçilirse aşağıdaki şekilde, tablo seçilmiş olarak gelir:
Şayet seçilmemişse, aralık kutusuna tıklayıp tabloyu seçebiliriz. Ardından Tamam düğmesi ile devam ediyoruz
Pivot tablosunu oluşturmaya yarayan araç çubuğu yukarıdaki şekildedir ve ekranın sağında belirir. Buradaki alan başlıklarından istenilen bir tanesi, satır, sütün, değerler veya rapor filitresi bölümüne taşınabilir. Örneğin aşağıdaki şekilde bir düzenleme yapalım:
Tablomuz, bu ayarlama sonucunda aşağıdaki şekilde, verimizden bir özet çıkaracak ve bu veriyi işleyecektir:
Dikkat edileceği üzere orijinal veriyi içeren tabloda, birden fazla ankara veya ali bulunmasına karşılık, bu yeni tablomuzda her veriden sadece bir kere geçmekte, veri tablosundaki bu değerler gruplanmaktadır. Gruplama işlemi sonucunda birden fazla olan veri değeri toplanarak yazılmaktadır. Örneği değerlerin toplanması yerine sayılmasını istiyorsak, tablodaki veri alanı üzerinde sağ tuşa basarak değer alanı ayarları seçilebilir.
Seçim sonrasında aşağıdaki şekilde bir diyalog belirecektir:
Hesaplama türümüzü toplamdan saymaya geçirip tamam düğmesine tıkladığımızda, her il / personel eşlemesi için kaçar veri olduğu sayılacaktır.
