Yazan : Şadi Evren ŞEKER
Bu yazının amacı, organizasyonların bilgi yönetimi (knowledge management) sürecinde kullandıkları yazılımları ve bu yazılımların bilgi yönetim sürecine katkısını açıklamaktır.
Bilgi yönetim yazılımları, esas itibariyle kurumsal içerik yönetimi (enterprise content management) yazılımlarının bir parçası olarak görülebilir. Böyle büyük seviyedeki yazılımlara entegre olmalarının temel sebebi, yazılımların çeşitli aşamalarında, bilgi yönetimi için kritik öneme sahip tablolar, bilgi paylaşımları, raporlar, veri kümeleri gibi kaynaklara erişme veya depolama ihtiyacıdır.
Bilgi yönetim yazılımlarını basitçe tanımlamak gerekirse, ‘enformasyon yönetim yazılımlarının üretmiş olduğu her türlü kaynağın alt yapısını oluşturduğu ve üzerine organizasyon veya kişiler tarafından bilginin inşa edilebildiği ve saklanabildiği yazılımlardır’ denilebilir.
Bilgi yönetim yazılımları ayrıca bilginin görselleştirilmesi, daha kolay ulaşılabilir olması, aranabilir olması, farklı aşamalarda diğer bilgilerle entegre olması gibi hedefleri de yerine getirmeye çalışır.
Bu hedef özelliklerden bazıları aşağıdaki şekilde sıralanabilir.
- Farklı iç ve dış kaynaklardan toplanan içeriğin ilişkilendirilmesi
- İçeriklerin farklı etiket, kategori veya taksonomi bilgilerine göre sınıflandırılması
- Bilgi kaynakları üzerinde arama
- Uzmanların konumlandırılması
- Raporların, görüntülerin veya özet tabloların oluşturulması
Yukarıdaki özellikleri göz önüne alındığında, her ne kadar organize olmuş ‘veriler’ üzerinde çalışan bir yazılım izlenimi sunsa da, bilgi yönetim yazılımları genel olarak yapılandırılmamış (unstructured data) veri üzerinde çalışırlar. Bunun en temel sebebi bilginin, verinin üzerinde bir seviyede olması ve veri seviyesine geri indirilmesinin güç olmasıdır. Örneğin serbest şekilde yazılmış metinler, çizimler veya ses kayıtları gibi çok sayıda yapılandırılması güç veri kaynağı bulunabilir.
Bilgi yönetim yazılımlarının en kullanışlı özelliklerinden birisi de görselleştirme araçlarıdır. Bu araçların temel özelliklerinden bazıları aşağıdaki şekilse sıralanabilir:
- Ağaç dolaşma (Tree Traversal): Bu özellik, bilgi yönetimi sırasında bir ağaç yapısına dönüşen verinin üzerinde dolaşmayı hedefler.
- Taksonomi gezinimi (Taxonomy navigation) : Taksonomi basitçe başlıklardan oluşan bir harita şeklinde düşünülebilir (biyolojideki örneği, canlıların sınıflandırılmasıdır). Ağaç dolaşımına benzer bir şekilde, bilgi yönetimi aşamasında çıkarılan taksonomiler bir grafik haline getirilerek yazılımlar bu grafik üzerinde dolaşmaya imkan verir.
- Etiket bulutu arama (tag cloud search): Bilgi üzerinde etiketleme yaparak bilgi yönetiminde yer alan bilgilerin bulut gösterimine sahip olması ve yazılımın bu bulut üzerinde aramaya izin vermesini ifade eder.
- Matris /Isı Haritası (Matrix / Heat Map): Bu gösterim, bilgi yönetimi sırasında depolanan bilgilerin bir tablo (veya yüksek boyutlu (3, 4 boyutlu gibi) matris veya çeşitli kriterlere göre dağılmış ısı haritaları şeklinde gösterilmesini hedefler. Örneğin bir metal plakanın ısıtılan noktasına yakın noktalar daha sıcak uzak noktalar ise görece olarak daha soğuktur. İşte aranan bir konuya yakın kavramların bir matriste de yakın yerlerde durması beklenir.